← Retour Actualités

Pour vos projets de traduction, gagnez du temps et de l’argent : envoyez-nous le bon format de fichier !

Avec l’avènement de l’e-mail et du tout-numérique, forcément, quasi 100 % de nos projets sont
traduits à partir de fichiers, alors même qu’au début des années 2000, il n’était pas rare de travailler
à partir d’un fax, voire même d’une copie papier reçue par courrier !

Mais tous les fichiers sont-ils acceptables et traduisibles ? Certains formats sont-ils préférables
à d’autres ?

En d’autres termes : que devez-vous nous envoyer et quel format de fichier gérons-nous au mieux ?

Des fichiers simples à exploiter…. tel doit être le mot d’ordre !

D’une manière générale, plus votre fichier sera « préparé », accessible et simple à exploiter, plus nos traducteurs adoreront….. et vous aussi, au final !

Car admettons-le : les traducteurs ne sont pas des experts en PAO et ils n’ont pas pour vocation d’y consacrer du temps. N’oublions pas que le traducteur est rémunéré « à la tâche ». Donc, son but est clairement d’optimiser le volume qu’il va traduire chaque jour. Et travailler sur un fichier à la mise en page complexe est forcément plus chronophage, donc moins rémunérateur et intéressant pour lui !

Alors comment croiser les chemins entre le client qui souhaite une mise en page de la traduction identique à celle du source et le traducteur qui consacrera le moins de temps possible à la mise en page ?

La réponse est simple : dès que cela est possible, envoyez-nous vos fichiers sources ! Et de préférence, des fichiers modifiables !

Mais si tel n’est pas le cas, consultez-nous, il y a forcément une solution ! C’est juste qu’elle nécessitera peut-être un peu plus de temps…. et d’argent !

Car, sans rentrer trop dans les détails, il est en effet possible de distinguer 3 formats de fichiers :

1- les fichiers modifiables :

Word / Excel / PowerPoint sont en effet les stars de la traduction !

Ils ont clairement notre préférence. Car c’est ce qu’il y a de plus simple à gérer, pour tout le monde.

Tous les traducteurs, salariés ou freelances, ont une suite Office avec Word / Excel / PowerPoint et ont l’habitude de travailler avec ces logiciels.

De votre côté, il vous suffit de préparer votre fichier avec le formatage que vous voulez (gras, italique, taille de police), vous nous l’envoyez dans une langue et nous vous le livrons à l’identique, mais dans une autre langue !

Bien souvent, le format de fichier que vous utilisez va dépendre de son objectif d’utilisation. Un communiqué de presse annonçant des résultats nous est souvent fourni au format Word. Une présentation pour un roadshow à des analystes/investisseurs sera plutôt au format PowerPoint. Des comptes consolidés ou une liasse fiscale pourront nous être fournis sous Excel. Mais quel que soit le format de fichier, pensez toujours à faire en sorte que les tableaux et images que vous insérez soient « accessibles » et modifiables, pour que tous les textes soient traduits sans exception. Cela vaut aussi bien pour des tableaux/graphiques insérés dans Word que dans PowerPoint.

Les fichiers HTML de votre site web rentrent également dans cette catégorie : ils ne sont pas directement modifiables, mais nos logiciels de TAO (traduction assistée par ordinateur) « savent » traiter ces fichiers sans souci.

Les avantages pour vous ?

  • nous respectons à la lettre le format de vos fichiers source
  • ils sont pris en compte par nos outils de TAO, ce qui nous permet d’analyser avec précision vos fichiers avec notre mémoire de vos projets, d’identifier les « reprises » éventuelles de traductions passées, pour vous faire bénéficier de délais raccourcis et de budgets optimisés
  • aucun frais supplémentaire de mise en page

2- les fichiers modifiables complexes

InDesign, QuarkXPress…..nos traducteurs, quels qu’ils soient, n’ont en général pas ces logiciels !

Mais si votre Rapport Annuel a été élaboré avec ce type de fichiers, nous pouvons certainement vous aider : demandez à votre studio de création ou votre agence de communication de nous envoyer vos fichiers InDesign/QuarkXPress (+ les polices et images), et nous gérerons le reste !

Par contre, alors qu’avec des fichiers Word/Excel/PPT, il est possible de proposer des délais très courts car nos traducteurs peuvent travailler directement dans vos fichiers par écrasement de votre texte source, les fichiers InDesign/QuarkXPress nécessitent un « traitement » avant et après l’étape de traduction :

a-       un temps de préparation : nous collaborons avec un prestataire en Asie capable de « préparer » ces fichiers à moindre coût et dans les meilleurs délais pour que nous puissions ensuite les exploiter avec nos logiciels de TAO. Il faut ici compter en général 1 à 2 jours ouvrés de préparation avant traduction

b-      un temps de retraitement : avec InDesign, notre prestataire en Asie va se contenter de réajuster les textes et/ou de les replacer au bon endroit. Car le passage d’une langue à une autre implique souvent un « foisonnement » : les zones de texte initialement prévues dans la langue source deviennent trop grandes ou trop petites pour la langue cible. Nous allons donc recadrer les boites de texte et les images.

Pour cela, n’oubliez pas de nous envoyer les polices et images liées à vos fichiers source. Car sinon, vous devrez refaire ce travail par vous-même après réception de nos fichiers. Pour le retraitement des fichiers cibles, suivant les projets, comptez environ 2-3 jours ouvrés, suivant leur complexité.

Pour les fichiers QuarkXPress, ce délai pourra être un peu plus long.

Les avantages pour vous ?

  • Nous pouvons gérer vos fichiers InDesign et QuarkXPress, ce qui vous évite de confier ce travail à votre agence/studio et contribue à réduire vos délais (prévoir tout de même un peu plus de délai qu’avec des fichiers Word ou Excel ou PowerPoint)
  • Nous livrons nos traductions :

–          à l’identique du source

–          A moindres frais, car même si il faut prévoir un budget en sus de la traduction, nous pourrons vous proposer un budget plus réduit que celui proposé par votre agence en France !

3- les fichiers non modifiables

Les fichiers PDF font bien sûr partie de cette catégorie. Et c’est certainement ce type de fichiers que nous recevons le plus. Car le fichier PDF est devenu la norme : il permet en effet d’échanger des données en toute sécurité, quel que soit le logiciel source que vous aurez utilisé. Tous les logiciels intègrent à présent une option permettant de créer un fichier PDF. Alors qu’à l’inverse, il est impossible de lire un PDF dans Word, Excel ou InDesign !

Nos traducteurs ne peuvent donc pas travailler avec un fichier PDF, car ils ne peuvent pas « rentrer dedans » pour remplacer le texte source par leur traduction. C’est pour cette raison que notre 1er réflexe à réception d’un PDF que vous nous aurez envoyé sera de vous poser la fatidique question : est-ce que vous avez le fichier Word équivalent ?

En général :

a-       soit vous ne l’aurez pas. Car vous n’aurez pas généré ou créé vous-même ledit document, que l’on vous aura juste transféré.

b-      Soit vous disposerez du fichier équivalent sous Word, Excel ou PPT ou vous le demanderez à votre collègue à l’origine de la demande, et alors nous crierons : alléluia !

c-       Dans le dernier cas de figure, il s’agira en fait d’un fichier PDF issu d’un scan….celui qui nous procure le plus de sueurs et d’anxiété….. ! Car autant il est possible d’exploiter plus ou moins facilement un fichier PDF créé à partir d’un fichier modifiable, autant la complexité augmente avec un PDF issu d’un scan puisqu’on a là affaire à une image sans aucune possibilité de récupérer le texte.

Trêve de plaisanteries : l’option b- sera bien sûr l’option la plus simple. Mais ne vous inquiétez pas, il y a des solutions pour les autres cas de figure !

Lorsque nous restons avec un fichier PDF entre les mains, nous pouvons :

  • réaliser une conversion de PDF à Word en utilisant un logiciel d’OCR de type Abbyyfinereader. Attention, nous considérons que les fichiers Word issus d’une telle conversion ne sont pas exploitables pour nos traductions. Car ils génèrent souvent trop de problèmes en créant par exemple des zones de textes au lieu d’un simple texte brut ou en insérant de trop nombreux sauts de section et de page. En d’autres termes, cette conversion n’aura qu’un seul et unique but : nous permettre d’avoir très rapidement une estimation du volume de mots à traduire. Mais réaliser cette conversion Word jette les premières bases de notre analyse et nous permet de commencer à réfléchir aux délais à proposer et à la mise en place des équipes à sonder, tandis que nous passons à la 2ème étape
  • analyser le fichier PDF avec notre logiciel de TAO. Parfois, on obtient par ce biais un fichier Word à peu près exploitable, en tout cas plus que par le biais du logiciel d’OCR. C’est notamment le cas si le fichier PDF a été généré à partir d’un fichier Word. Mais dans la plupart des cas, le fichier Word obtenu n’aura toujours pas un format « adéquat » pour être exploité directement par nos traducteurs en vue d’obtenir un résultat satisfaisant pour le client en termes de format, de mise en page et de facilité d’utilisation à réception de notre traduction. Ce fichier nous permettra cependant d’affiner notre estimation du volume de mots à traduire car notre logiciel de TAO est davantage capable de traiter les images, graphiques et autres zones de texte.
  • Procéder à la re-création complète de votre document PDF au format Word. Pour cette étape, nous faisons appel à un prestataire de confiance, en Asie. Depuis plusieurs années maintenant, ce prestataire nous permet de créer dans des délais courts et à moindre coût la version Word de tous vos fichiers PDF.

Les avantages pour vous ?

Une solution efficace et peu coûteuse pour obtenir des fichiers Word à l’identique de vos PDF, totalement pris en charge par nos outils de TAO 

Le format du texte que vous souhaitez faire traduire a donc un véritable impact sur le délai et le prix de la prestation.

Mais quel que soit le format de vos fichiers…..consultez-nous, il y a forcément une solution !